Als auf Unternehmenskunden spezialisierter B2B-Holzhandelsbetrieb ist Müller Holzgroßhandel in komplexe nationale und internationale Lieferketten eingebunden. Die Beschaffung erfolgt überwiegend aus Deutschland, ergänzt durch internationale Bezugsquellen. Vor diesem Hintergrund spielen insbesondere Scope-3-Emissionen eine zentrale Rolle im Nachhaltigkeitsprofil des Unternehmens.
Mit steigenden Anforderungen großer Kunden entlang der Lieferkette gewann das Thema Nachhaltigkeit für Müller Holzgroßhandel zunehmend an strategischer Bedeutung. Der Einstieg in die nachhaltigkeitsbezogene Arbeit war dabei nicht primär regulatorisch getrieben, sondern folgte dem Anspruch, frühzeitig belastbare CO₂-Daten aufzubauen und Transparenz über emissionsrelevante Prozesse zu schaffen. Anfragen zur CO₂-Bilanzierung von Produkten und Transporten machten deutlich, dass Emissionstransparenz zunehmend zur Voraussetzung für eine langfristige Zusammenarbeit wird.
Gleichzeitig zeigte sich, dass die strukturierte Erfassung emissionsrelevanter Daten mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden war. Als Handelsunternehmen entstehen die wesentlichen Emissionen vorwiegend im Scope 3 – speziell durch eingekaufte Waren und Transporte. Die manuelle Prüfung, Einordnung und Zuordnung einer Vielzahl eingehender Rechnungen war zeitintensiv, fehleranfällig und nur begrenzt skalierbar. Zudem lief das CO₂-Reporting parallel zum operativen Tagesgeschäft und band personelle Ressourcen, ohne dass Prozesse nachhaltig entlastet wurden.
Vor diesem Hintergrund wurde deutlich, dass eine langfristig tragfähige Lösung nur über eine konsequente Prozessvereinfachung möglich ist. Die Entscheidung fiel daher bewusst auf einen pragmatischen und zukunftsfähigen Ansatz: den Aufbau einer belastbaren CO₂-Bilanz als Fundament – verbunden mit der systematischen Automatisierung der Datenerfassung.
Mit Code Gaia gelang es, die CO₂-Bilanzierung nicht nur strukturiert aufzusetzen, sondern bestehende Abläufe spürbar zu entlasten. Durch die Integration automatisierter Prozesse in den Rechnungsworkflow wurde aus einem ressourcenintensiven Nebenprojekt ein effizienter, skalierbarer Bestandteil der Unternehmensprozesse.
Zusammenarbeit mit Code Gaia: Automatisierung statt Parallelprozesse
Im Zentrum der Zusammenarbeit mit Code Gaia stand die Integration der CO₂-Bilanzierung in bestehende Rechnungs- und Buchhaltungsprozesse. Ziel war es, Nachhaltigkeitsmanagement nicht als zusätzlichen administrativen Prozess zu etablieren, sondern als festen Bestandteil des operativen Tagesgeschäfts.
Hierfür wurde ein automatisierter, KI-gestützter Arbeitsablauf für die Rechnungsanalyse entwickelt. Eingehende Rechnungen, welche die Datengrundlage für die meisten Kategorien der CO₂-Bilanzierung bilden, werden heute automatisiert erkannt, analysiert und strukturiert verarbeitet. Relevante Daten wie Lieferant, Betrag, Transportinformationen oder Gewicht werden extrahiert und hinsichtlich Emissionsrelevanz, Scope-Zuordnung sowie der passenden Erfassungsmethodik eingeordnet.
Ergänzt wird dieser Ansatz durch den Einsatz des Financial Data Mapping (Finanzdatenmapping) von Code Gaia. Finanzbasierte Daten können strukturiert übernommen, automatisch kategorisiert und mit geeigneten Emissionsfaktoren verknüpft werden. Der manuelle Aufwand beschränkt sich dadurch auf eine fachliche Prüfung und Freigabe, während die Datenerfassung selbst weitgehend automatisiert erfolgt.
Was früher manuell geprüft und eingeordnet werden musste, übernimmt heute die KI. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für konsistentere und nachvollziehbare Ergebnisse.
Christian Bardin
Sustainability Manager Müller Holzgroßhandel GmbH
Mehrwert durch den Aufbau des Nachhaltigkeitsmanagements
Durch die Automatisierung zentraler Prozesse konnte Müller Holzgroßhandel die CO₂-Bilanzierung deutlich effizienter und robuster aufstellen. Der manuelle Aufwand bei der Datenerfassung wurde reduziert, gleichzeitig stiegen die Qualität und Konsistenz der verfügbaren Emissionsdaten.
Insbesondere für Scope-3-Emissionen steht heute eine belastbare Datengrundlage zur Verfügung, die es ermöglicht, Kundenanfragen zu CO₂-Daten zeitnah und fundiert zu beantworten. In einer Branche, in der viele Marktteilnehmer noch keine vergleichbare Transparenz bieten können, ergibt sich daraus ein klarer Wettbewerbsvorteil.
Darüber hinaus schafft die strukturierte Datenbasis die Voraussetzung für eine stärkere inhaltliche Auseinandersetzung mit Emissionstreibern, Risiken und zukünftigen Handlungsoptionen. Nachhaltigkeitsmanagement wird so von einer administrativen Aufgabe zu einer fundierten Entscheidungsgrundlage weiterentwickelt.
Ausblick und Fazit
Müller Holzgroßhandel zeigt, wie mittelständische Unternehmen Nachhaltigkeitsmanagement pragmatisch, effizient und zukunftsfähig umsetzen können. Durch die Kombination aus automatisierter Datenerfassung, KI-gestützter Analyse und persönlicher Zusammenarbeit mit Code Gaia wurde die CO₂-Bilanzierung erfolgreich in bestehende Prozesse integriert.
Neben Effizienzgewinnen und höherer Datenqualität wirkt sich der neue Ansatz auch positiv auf die interne Akzeptanz aus. Nachhaltigkeitsmanagement wird nicht mehr als zusätzliche Bürokratie wahrgenommen, sondern als sinnvolle Grundlage für inhaltliche Auseinandersetzung und strategische Entscheidungen.
„Wir wollten nicht, dass Nachhaltigkeit mit zusätzlicher Bürokratie verbunden ist. Durch die Automatisierung können sich unsere Mitarbeitenden mit den inhaltlichen Fragen beschäftigen – und nicht mit dem manuellen Erfassen von Daten“, sagt Marc.
Die Fallstudie verdeutlicht, wie belastbare Daten, reduzierte Aufwände und motivierte Mitarbeitende zusammenwirken – und Nachhaltigkeit vom Zusatzprojekt zum festen Bestandteil unternehmerischer Steuerung wird.
Viele Unternehmen in unserer Branche können heute noch keine belastbaren CO₂-Daten liefern. Dass wir Kundenanfragen fundiert beantworten können, verschafft uns einen klaren Vorteil.
Marc Juste
CEO Müller Holzgroßhandel GmbH
