Viele mittelständische Unternehmen stehen zum ersten Mal vor der Herausforderung der ESRS-Berichterstattung und fragen sich, wie der Prozess von A bis Z aussieht, um ihre erste Nachhaltigkeitserklärung zu erstellen.

In diesem Blog wollen wir eine kurze Übersicht über die verschiedenen Schritte des gesamten Prozesses geben.

Dieser Blogbeitrag ist eine Zusammenfassung unseres Webinars Der ultimative ESRS-Fahrplan: Von 0 zum finalen Bericht – Eine umfassende Schritt-für-Schritt-Anleitung vom 25. September 2024. Zugang zur Webinarserie erhalten Sie über den untenstehenden Button.

Von der CSRD zur ESRS: Ein kurzer Überblick

Die Grundlage für die neue Nachhaltigkeitsberichterstattung der EU bildet die Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD), die im Jahr 2022 in Kraft trat. Sie verpflichtet viele Unternehmen, ihre Nachhaltigkeitsberichte zusammen mit den finanziellen Daten zu veröffentlichen. Ergänzt wird die CSRD durch die European Sustainability Reporting Standards (ESRS), welche detaillierte Vorgaben für die Berichterstattung machen.

Kollaboration im Unternehmen: Wer muss involviert sein?

Als Erstes sollte ein Projektteam bestimmt werden. Dabei ist es wichtig, eine verantwortliche Person aus der Geschäftsführung zu haben.

Die fünf Schritte zum finalen Bericht

Der Prozess der ESRS-Berichterstattung ist komplex und erfordert sorgfältige Planung. Wir haben diesen Prozess in fünf zentrale Schritte unterteilt:

1. Doppelte Wesentlichkeitsanalyse

Der erste Schritt ist die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse. Sie ist der Ausgangspunkt für eine fundierte Nachhaltigkeitsberichterstattung nach den ESRS. Sie bewertet sowohl ökologische und soziale Auswirkungen als auch finanzielle Risiken und Chancen eines Unternehmens. Ein strukturierter Ansatz hilft, relevante Themen zu identifizieren und Stakeholder in den Prozess einzubeziehen.

Code Gaia unterstützt diesen Prozess mit Workshops, KI-gestützten Analysetools und automatisierten Arbeitsabläufen. Die Software erleichtert die Erfassung und Bewertung von IROs, integriert Stakeholder-Feedback und bietet methodische Unterstützung. Unternehmen können so effizient die relevanten Berichtsinhalte bestimmen.

Nach Abschluss der Wesentlichkeitsbewertung muss der Berichtsumfang festgelegt werden. Die Software von Code Gaia bereitet diesen automatisch vor und ermöglicht spätere Anpassungen. Nicht relevante Informationen sollten frühzeitig ausgeschlossen und transparent begründet werden, um den Bericht fokussiert und konform mit den ESRS-Anforderungen zu halten.

Die frühzeitige Arbeit an ESRS 2 hilft, den strategischen Rahmen für den Bericht zu setzen. Dieser Standard enthält allgemeine Angaben zur Wesentlichkeit und Unternehmensstrategie und kann parallel zur Datensammlung für themenspezifische Standards ausgearbeitet werden. Durch eine strukturierte Dokumentation und enge Abstimmung mit Prüfern kann die Glaubwürdigkeit des Berichts zusätzlich gestärkt werden.

2. Lückenanalyse (Gap-Analyse)

Eine Lückenanalyse bzw. Gap-Analyse hilft Unternehmen, bestehende Nachhaltigkeitsdaten mit den Berichtsanforderungen abzugleichen und Lücken in Managementpraktiken oder Datenerhebung zu identifizieren. Besonders erfahrene Berichterstatter profitieren davon, während Neueinsteiger oft direkt mit den wesentlichen IROs arbeiten sollten.

Der erste Schritt besteht in der Überprüfung relevanter ESG-Standards, um notwendige Angaben zu erfassen und Berichtsprozesse zu optimieren. Die Code Gaia Software erleichtert dies durch die Integration aller themenspezifischen Standards. Eine strukturierte Gap-Analyse hilft dabei, bestehende ESG-Daten mit neuen Anforderungen abzugleichen, wobei frühere Berichte als Orientierung dienen können.

Zusätzlich sollten Unternehmen ihre bestehenden Strategien, Maßnahmen und Ziele mit den identifizierten IROs abgleichen. Eine Zusammenarbeit mit relevanten Abteilungen wie Compliance, Personalwesen und Facility-Management erleichtert die Erfassung aller relevanten Informationen.

Da viele Berichtspflichten finanzielle Daten erfordern, ist eine Abstimmung mit dem Finanzteam essenziell. Die Daten sollten mit den offiziellen Unternehmensberichten übereinstimmen, um Glaubwürdigkeit zu gewährleisten. Da Finanzzahlen oft erst spät im Prozess finalisiert werden, ist eine frühzeitige, aber flexible Planung notwendig.

3. Informationen in Software einfügen und Verfahren zur Erfassung einrichten

Nach der Gap-Analyse geht es darum, bestehende Strategien, Maßnahmen und Ziele in den relevanten Berichtsstandards zu verankern. Gleichzeitig müssen bisher fehlende Prozesse und Strukturen zur Datenerhebung integriert werden. Dieser Schritt ist fortlaufend und entwickelt sich mit der Zeit weiter.

Ein wichtiger Teil der Berichterstattung besteht darin, bestehende Dokumente zu überprüfen und an die Berichtsanforderungen anzupassen. Die Code Gaia Software kann diesen Prozess durch KI-gestützte Analysen und Vorlagen erleichtern. Wesentlich ist, dass sich alle Angaben auf die identifizierten IROs konzentrieren, um Relevanz und Klarheit sicherzustellen.

Bereits vorhandene ESG-Daten, etwa aus früheren Berichten, sollten systematisch eingebunden werden. Mithilfe von Berichtstools lässt sich dieser Prozess automatisieren, wodurch Zeit gespart und Fehler vermieden werden. Gleichzeitig sollte die Erhebung neuer, für ESRS relevanter Parameter frühzeitig beginnen, da einige Prozesse langfristig angelegt sind.

Neben der Datenerfassung müssen Lücken in Strategien und Maßnahmen geschlossen werden. Neue Richtlinien sollten rechtzeitig geplant und mit relevanten Abteilungen abgestimmt werden. Eine bloße Strategieformulierung zur Erfüllung von Berichtspflichten ist nicht ausreichend; stattdessen sollten realistische Umsetzungszeiträume und langfristige Nachhaltigkeitsziele definiert werden.

4. Angaben fertigstellen, endgültige Parameter hinzufügen und monetäre Beiträge finalisieren

Erst im vierten Schritt wird der eigentliche Nachhaltigkeitsbericht verfasst. Hier müssen alle gesammelten Daten und Informationen in Einklang gebracht werden. Nachdem Strategien, Maßnahmen und Ziele aktualisiert, Daten gesammelt und relevante Informationen strukturiert wurden, folgt die detaillierte Ausarbeitung der Berichtsangaben. Dieser Schritt erfordert präzise Formulierungen und enge Koordination mit verschiedenen Abteilungen.

Die qualitativen Anforderungen aus ESRS 1, Anhang B sowie die Mindestangabepflichten (MDRs) aus ESRS 2 müssen beachtet werden, um Konsistenz und Relevanz zu gewährleisten. Die in der Gap-Analyse identifizierten Maßnahmen und Ziele sollten im Bericht kontextualisiert werden, ohne jedes Detail für verschiedene Standorte oder Tochtergesellschaften aufzunehmen.

Parallel zur Datenerhebung sollten verfügbare ESG-Parameter frühzeitig integriert und mit den Nachhaltigkeitszielen abgeglichen werden. Näherungswerte oder Skalierungen sind zulässig, müssen jedoch dokumentiert und erklärt werden. Eine enge Abstimmung mit dem Datenerhebungsteam stellt sicher, dass alle Zahlen vor der finalen Einreichung validiert sind.

Die monetären Angaben müssen mit der Finanzberichterstattung übereinstimmen, weshalb eine enge Zusammenarbeit mit der Finanzabteilung essenziell ist. Diskrepanzen sollten vermieden und die Angaben konsistent gehalten werden, um Glaubwürdigkeit zu sichern.

Zum Abschluss werden die ESRS 2-Angaben überarbeitet, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen enthalten sind und konsistent mit den übrigen Berichtsangaben bleiben. Die finale Überprüfung stellt sicher, dass quantitative und qualitative Angaben ein vollständiges und schlüssiges Bild der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens vermitteln.

5. Finalisierung und Integration in den Lagebericht

In der finalen Phase der Nachhaltigkeitserklärung werden alle Inhalte auf Genauigkeit, Vorschriftskonformität und Kohärenz mit der Unternehmensidentität überprüft. Der Berichtsentwurf sollte an interne Kontrollteams und externe Prüfer weitergeleitet werden, um Fehler zu vermeiden und die Qualität zu sichern. Da die CSRD eine externe Prüfung vorschreibt, müssen Auditoren oder Assurance-Anbieter sorgfältig ausgewählt werden, um den regulatorischen Anforderungen zu entsprechen. Ein transparenter Berichtsprozess mit detaillierter Dokumentation kann die Prüfung erheblich erleichtern.

Sobald der Inhalt finalisiert ist, folgt die gestalterische Anpassung des Berichts. Dies beinhaltet sowohl die optische Gestaltung für die lesbare Version als auch die technische Umsetzung für digitale Formate wie XBRL. Während Designteams die Corporate Identity sicherstellen, sorgt der XBRL-Tagging-Prozess für eine präzise digitale Einreichung. Tools wie Code Gaia helfen bei der korrekten Zuordnung der Datenpunkte.

Der letzte Schritt ist die Integration der Nachhaltigkeitserklärung in den Lagebericht. Die CSRD fordert eine enge Verzahnung mit der Finanzberichterstattung, sodass beide Bereiche als Teil einer ganzheitlichen Unternehmensleistung präsentiert werden. Dies sichert eine transparente und konsistente Darstellung der finanziellen und nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens.

Fazit

Mit der richtigen Vorbereitung lässt sich der ESRS-Prozess gut bewältigen. Unternehmen sollten diesen möglichst früh einleiten, um am Ende zu einem prüfsicheren Bericht zu gelangen.

Der Code Gaia ESRS-Fahrplan bietet hier eine strukturierte und effiziente Methode, um von der ersten Analyse bis zur finalen Nachhaltigkeitserklärung. Durch klare Prozessschritte – von der doppelten Wesentlichkeitsbewertung über die Gap-Analyse bis hin zur Berichterstellung – stellt der Fahrplan sicher, dass alle ESRS-Anforderungen erfüllt werden. Unterstützt durch digitale Tools, Automatisierung und fachliche Expertise erleichtert Code Gaia die Datenerhebung, Berichtsstrukturierung und externe Prüfung. So können Unternehmen nicht nur regulatorische Vorgaben einhalten, sondern auch eine transparente und glaubwürdige Nachhaltigkeitsstrategie etablieren.