Dieser Blogbeitrag ist Teil einer Webinarserie “Der ultimative ESRS-Fahrplan: Von Null zum finalen Bericht” und ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch den gesamten Prozess. Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung an oder verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über den Prozess im dazugehörigen Webinar oder Blog.

In diesem Schritt konzentrieren wir uns auf die Steuerung Ihrer Strategien, Maßnahmen und Ziele sowie auf die Koordinierung Ihrer Prozesse zur Erhebung von Parametern. Als Ergebnis der Gap-Analyse können Sie damit beginnen, die Informationen, die in Ihrer Organisation bereits vorhanden und etabliert sind, in den relevanten Angabepflichten zu ergänzen. Gleichzeitig sollten Sie Prozesse zur Umsetzung fehlender Strategien, Maßnahmen und Ziele einrichten und Strukturen für die Datenerhebung integrieren. Dies kann ein langwieriger Prozess sein, der sich mit anderen Schritten überschneidet. Dieser Prozess entwickelt sich im Laufe der Jahre allerdings weiter und die Handhabung dieser Aspekte wird mit der Zeit und durch Erfahrung leichter.

1. Angaben zu bestehenden Strategien, Maßnahmen und Zielen in den themenbezogenen Standards

Nachdem die grundlegenden Strukturen des ESRS 2 festgelegt sind und die Gap-Analyse
abgeschlossen ist, müssen Sie sich im nächsten Schritt mit den Angaben zu den themenbezogenen Standards befassen, die für Ihren Bericht relevant sind. Jeder dieser Standards enthält eine Reihe von Angabepflichten, die sich auf die Strategien, Maßnahmen und Ziele Ihres Unternehmens beziehen, die im Zusammenhang mit den wesentlichen IROs stehen.

Bestehende Dokumente überprüfen und paraphrasieren

Das Verfassen dieser Angaben sollte relativ einfach sein, vor allem wenn es sich um die Dokumentation bereits bestehender Strategien und Praktiken innerhalb der Organisation handelt. Für jeden themenbezogenen Standard geht es oft darum, bestehende Dokumente
(wie z. B. Umweltrichtlinien oder Zielvorgaben für die Vielfalt) zu überprüfen und zu paraphrasieren, um sie an die spezifische Sprache und das Format anzupassen, die von den Berichtsstandards gefordert werden.

ESRS-Berichterstattung erleichtern mithilfe von Künstlicher Intelligenz

Die KI-gestützte Software von Code Gaia kann dazu beitragen, diesen Prozess zu vereinfachen. Die Software ist in der Lage, Ihre bestehenden Richtlinien und Verfahren zu analysieren, zu prüfen, wie sie mit den Angabepflichten zusammenhängen, und erste Entwürfe für die
unternehmensspezifischen Angaben zu erstellen. Dies kann zu einer erheblichen Zeitersparnis führen, insbesondere bei der Bearbeitung großer Mengen von Unterlagen.

Es ist wichtig sicherzustellen, dass sich diese Angaben auf die in Ihrer Wesentlichkeitsanalyse ermittelten wesentlichen IROs konzentrieren, die für jeden themenbezogenen Standard spezifisch sind. Vermeiden Sie es, sich von Informationen ablenken zu lassen, die zwar für
den übergeordneten Standard relevant sind, sich aber nicht direkt auf Ihre wesentlichen
IROs beziehen. Wenn Sie diesen Fokus beibehalten, bleibt Ihr Bericht sowohl relevant als auch prägnant (und entspricht den qualitativen Merkmalen von Informationen gemäß ESRS 1,
Anhang B). Hierdurch wird sichergestellt, dass er mit den Zielen Ihrer Nachhaltigkeitsstrategie
im Einklang steht.

2. Einfügen von vorhandenen und bekannten Parametern

Für Organisationen, die schon vorher Bericht erstattet haben oder die bereits in anderen Zusammenhängen ESG-Kennzahlen erfasst haben (z. B. für ein Umweltmanagementsystem),
besteht eine wichtige Aufgabe in der Integration von Parametern aus früheren Berichtszeiträumen. Die ESRS verlangen im Allgemeinen die Wiederveröffentlichung von quantitativen Parametern und Geldbeträgen aus früheren Berichten zu Vergleichszwecken (siehe ESRS 1, 7.1), die relativ leicht zu beschaffen sein sollten.

Zeit sparen und Fehleranfälligkeit verringern mit Berichtstool

Wenn Sie ein Berichtstool wie Code Gaia verwenden, kann dieser Prozess automatisiert
werden. Die Software kann Ihren neuen Bericht
mit den Daten des letzten Jahres vorausfüllen,
was den Prozess rationalisiert und die Fehlerwahrscheinlichkeit verringert. Dies spart Zeit
und ermöglicht es Ihnen, sich auf die Erfassung neuer Daten für den aktuellen Berichtszeitraum zu konzentrieren.

3. Durchführung von Projekten zur Datenerhebung

Neben der Wiederveröffentlichung früherer Parameter ist es von entscheidender Bedeutung, mit der Erhebung neuer Parameter so früh wie möglich zu beginnen. Durch die Identifizierung neuer Parameter, die im Rahmen des ESRS erforderlich sind, und den frühzeitigen Beginn der Datenerhebung können Verzögerungen vermieden werden. Wenn die Frist für die Berichterstattung näher rückt, wird so gleichzeitig sichergestellt, dass alle erforderlichen Informationen für die endgültige Ausarbeitung zur Verfügung stehen.

Interne Dokumente frühzeitig durchsehen

Einige langfristige Methoden und Prozesse zur Erfassung von Parametern und Informationen
können viele Monate in Anspruch nehmen und werden parallel zum Entwurf der Nachhaltigkeitserklärung stattfinden. Dies kann sowohl für die Sammlung historischer als auch aktueller Nachhaltigkeitsinformationen von Bedeutung sein.

Formelle Prozesse einrichten

Es kann schwierig sein, beide Aktivitäten parallel zu bewältigen, und es lohnt sich, formell eingeführte Prozesse zu haben, um beides gleichzeitig zu handhaben. Darüber hinaus
wird ein formell eingerichteter Prozess die Datenerfassung in der Zukunft erleichtern. Je
besser die Datenqualität und -verfügbarkeit, desto weniger Annahmen und Berechnungen
müssen gemacht werden. Dies gewährleistet die Einhaltung der Standards und verringert
langfristig Ihren Aufwand.

4. Vereinbarung und Umsetzung von neuen Strategien, Maßnahmen und Zielen

Abschließend müssen die von Ihnen ermittelten Lücken in Bezug auf Strategien, Maßnahmen und Ziele geschlossen werden. Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, neue Richtlinien zu überprüfen und gegebenenfalls zu aktualisieren, zu entwerfen und zu genehmigen, die mit den wesentlichen IROs übereinstimmen, die während der Wesentlichkeitsanalyse identifiziert wurden. Dies beginnt mit einer Analyse aller verwandten Richtlinien, die sich mit diesen wesentlichen IROs überschneiden. Ziel ist es, festzustellen, ob Richtlinien aktualisiert oder neu genehmigt werden müssen, um diese IROs effektiv zu verwalten.

Zeit für aktualisierte Richtlinien einplanen

Wo Lücken festgestellt werden, werden neue Richtlinien, interne Prozesse und Standards
entworfen. Dies erfordert häufig die Mitwirkung der Abteilungen, die für die entsprechenden Bereiche zuständig sind, z. B. die Personalabteilung für personalbezogene Richtlinien oder das Umweltteam für klimabezogene Fragen.

Die Genehmigung dieser neuen oder aktualisierten Richtlinien kann einige Zeit in Anspruch
nehmen, weshalb es wichtig ist, diesen Prozess frühzeitig im Berichtszyklus zu beginnen.
Sobald sie jedoch eingeführt sind, wird Ihre Organisation von den formell umgesetzten
Richtlinien und Verfahren profitieren, was auch die Berichterstattung in den kommenden Jahren effizienter machen wird.

Entwurf von Strategie nicht ausreichend

Es wird nicht empfohlen, lediglich Strategien zu entwerfen, um eine Angabepflicht zu erfüllen. Gemäß den Mindestangabepflichten (MDRs, siehe ESRS 2) ist es akzeptabel, anzugeben, dass eine Strategie, Maßnahmen und Ziele nicht festgelegt wurden, und stattdessen zu vermerken, wann ihre Umsetzung geplant ist.

Nachhaltigkeitsziele überprüfen

Darüber hinaus sollten Organisationen bestehende Nachhaltigkeitsziele bestätigen und
überprüfen, die den Fortschritt im Vergleich zu den wesentlichen IROs messen. Die Festlegung von Zielen sollte als Teil der langfristigen strategischen Planung des Unternehmens gesehen werden und nicht nur als eine Aufgabe der Berichterstattung. Eine regelmäßige Überprüfung und gegebenenfalls Überarbeitung dieser Ziele stellt sicher, dass das Unternehmen mit seinen Nachhaltigkeitszielen und regulatorischen Anforderungen im Einklang bleibt.

5. Fazit:

Die Steuerung und Koordinierung Ihrer Strategien, Maßnahmen und Ziele im Zusammenhang mit der CSRD ist ein kontinuierlicher und komplexer Prozess, der nicht nur genaue Planung, sondern auch Flexibilität erfordert. Mit der Durchführung einer gründlichen Gap-Analyse und der Integration bereits vorhandener Informationen können Unternehmen gezielt auf fehlende Daten oder Maßnahmen reagieren und diese effizient ergänzen. Langfristig wird dieser Prozess zur kontinuierlichen Verbesserung der Nachhaltigkeitsberichterstattung führen.

Dank der Unterstützung durch moderne Tools wie die Code-Gaia-Software lassen sich diese Herausforderungen einfacher bewältigen. Automatisierungen, KI-gestützte Analysefunktionen und integrierte Berichtsstandards sorgen dafür, dass sowohl die Datenerhebung als auch die Berichterstellung erheblich vereinfacht werden. Mit einer guten Vorbereitung und der frühzeitigen Einrichtung notwendiger Prozesse sind Unternehmen bestens aufgestellt, um die Anforderungen der CSRD zu erfüllen und ihre Nachhaltigkeitsstrategie erfolgreich voranzutreiben.