Die Umsetzung der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse in der Praxis

Geschäftsführer RECKLI GmbH

Ein Gastbeitrag von Lutz Hammer, Architekturenthusiast und Geschäftsführer der RECKLI GmbH, die sich im Prozess der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse mit Code Gaia befinden.

Das ausführliche Gespräch von Lutz Hammer mit unserer Nachhaltigkeitsexpertin Leonie Stumpf könnt ihr hier ansehen (Kenncode h1*%c4vS).

RECKLIs Weg zur CSRD-Konformität

RECKLI stellt elastische Formen für die Gestaltung von Sichtbeton her. Unser Tätigkeitsfeld umfasst die Herstellung von Kunststoffformen für Architekturprojekte.

Da der Nachhaltigkeitsaspekt der beiden Baustoffe – Beton und Kunststoff – oft eine Herausforderung darstellt, beschäftigen wir uns schon länger intensiv mit diesem Thema, sowohl aus gesellschaftlicher Verantwortung als auch aus wirtschaftlicher Perspektive. Auch wenn wir nicht direkt mit Beton arbeiten, betrachten wir diesen Baustoff, wenn es um das Thema Nachhaltigkeit geht, denn er ist Teil unserer Wertschöpfungskette. Unser festgeschriebenes Ziel ist es, unsere Produkte und deren Einsatz nachhaltiger zu gestalten.

Das Thema CSRD/ESRS ist für uns als RECKLI einerseits relevant, weil wir uns intrinsisch dazu verpflichtet fühlen, aber auch, weil wir unter die Nachhaltigkeitsberichtspflicht fallen. Wie viele mittelständische Unternehmen sind auch bei uns Ressourcen und Zeit knapp und anfangs waren wir etwas überfordert mit der komplexen Gesetzgebung.

Es kann jedoch eine große Chance sein, sich näher mit diesem Thema zu befassen. In diesem Beitrag möchte ich meine Einsichten dazu teilen und beschreiben, wie wir den Prozess der Doppelten Wesentlichkeit als ersten Schritt hin zur CSRD-Konformität aktuell mit Code Gaia durchführen.

Unsere ersten Schritte bei der CSRD-Berichterstattung

RECKLI beschäftigt knapp 130 Mitarbeiter am Standort Herne, während wir weltweit in fünf Produktionsstätten vertreten sind, von Dubai über Australien bis in die USA. Die Rodenberg AG, unsere Schwestergesellschaft, die Türfüllungen herstellt, ist in Deutschland sogar personell größer. Trotz dieser Komplexität konsolidieren und berichten wir unsere Daten gemeinsam.

Beim Thema Nachhaltigkeit haben wir einen speziellen Arbeitskreis, der sich regelmäßig damit befasst. Da unsere Ressourcen begrenzt sind, war es eine Herausforderung, sich zum ersten Mal mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Es gab Sorgen, wie wir es angehen sollten, besonders da wir nicht aus diesem Bereich kommen und nicht über eine spezialisierte Nachhaltigkeitsabteilung verfügen. Also haben wir uns innerhalb der Holdingstruktur zusammengesetzt und uns gemeinsam die ESRS-Leitlinien angeschaut. Es war eine Überwältigung, herauszufinden, wo wir anfangen sollten und was für uns wirklich wichtig ist.

Unser Weg zur Doppelten Wesentlichkeit mit Code Gaia

Es war für uns von Anfang an klar, dass wir Unterstützung mit der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse benötigen würden, da es niemanden gab, der bereits Erfahrung in diesem Bereich hatte. Die einzelnen Aspekte von Produktion, finanziellen Risiken, HR usw. sind so tief in unserem Unternehmen verwurzelt, dass wir niemanden einfach so losschicken konnten, um sich damit zu befassen. Es war eine echte Herausforderung, herauszufinden, was von uns erwartet wurde und wie wir am besten vorgehen sollten. So haben wir uns für Code Gaia entschieden, mit denen wir bereits den dritten Workshop zur Doppelten Wesentlichkeit abgeschlossen haben. Die untenstehende Grafik verdeutlicht den Prozess der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse mit Code Gaia, der in diesem Blogbeitrag ausführlich beschrieben wird.

Die Praxis im Fokus der Workshops zur Doppelten Wesentlichkeit

Für uns war es entscheidend, dass wir die Theorie zur Doppelten Wesentlichkeit in die Praxis umsetzen können, indem wir klare Leitfäden erhalten. Daher finde ich es wichtig, dass Workshops einen klaren, praktischen Fokus haben. Uns hat an den Workshops mit Code Gaia sehr gefallen, dass wir erst durch eine kurze theoretische Einführung abgeholt wurden und dann schnell von der Theorie zur praktischen Umsetzung übergegangen sind.

Wie wir die Stakeholderanalyse mit Code Gaia gemeistert haben

Zuerst haben wir die Stakeholder konkret identifiziert und ihnen klare Kontaktdaten zugeordnet, um sicherzustellen, dass wir alle relevanten Informationen sammeln. Es war interessant, festzustellen, wie viele Stakeholder es tatsächlich gibt und wie wichtig es ist, sie alle zu berücksichtigen im Prozess der Identifikation der Key-Stakeholder

Nachdem wir die Stakeholder identifiziert hatten, ging es darum, wie wir sie einbeziehen konnten. Es war nicht erforderlich, alle Stakeholder zu befragen, sondern wir konnten eine repräsentative Auswahl treffen. Beispielsweise wählten wir 10 Architekturbüros aus und haben ihnen eine Umfrage zugesendet, um ihre Perspektiven zu erhalten. Dadurch bekamen wir ein Feedback darüber, welche Aspekte für sie wichtig erscheinen.

Nach dem Workshop wussten wir genau, wer sich um welche Stakeholder kümmerte und wie wir sie einbinden konnten. Dies gab uns das Vertrauen, dass wir einen wichtigen Schritt abgeschlossen und Meilensteine erreicht hatten. Es war ein sehr gutes und beruhigendes Gefühl, unsere Fortschritte schwarz auf weiß zu sehen und konkrete Ergebnisse zu erzielen.

Stakeholder-Feedback als wichtiger Beitrag zur Verbesserung von Nachhaltigkeit und Qualität

Wenn ich als Stakeholder eines bestimmten Bereichs identifiziert werde und um mein Feedback gebeten werde, kann ich die für mich relevanten Punkte auswählen und begründen, warum sie wichtig sind, zum Beispiel nachhaltige oder umweltfreundliche Produkte.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Teilnehmer nicht darauf beschränkt sind, nur einen Punkt auszuwählen. Wenn sie die Zeit nehmen, können sie mehrere relevante Punkte identifizieren. Das ist besonders interessant, da oft Punkte auftauchen, die man vorher nicht beachtet hat, aber dennoch wichtig sind.

Wie man die Rücklaufquote verbessern kann

Die Stakeholder unterliegen keiner Verpflichtung zu detaillierten Antworten. Wenn man jedoch Stakeholder oder Lieferanten hat, mit denen man eng zusammenarbeitet, kann man sie natürlich auch direkt kontaktieren und um ihre Teilnahme bitten. Ich kann zum Beispiel das Architekturbüro anrufen oder mit einem Kunden, mit dem ich ein gutes Verhältnis habe, sprechen und erklären, dass wir uns gerade intensiv mit diesem Thema befassen und sie bitten, uns einen Gefallen zu tun, indem sie die Umfrage ausfüllen. Es könnte sein, dass sie im Alltag nicht genau wissen, worum es dabei geht, daher wäre es hilfreich, kurz zu erklären, worum es geht und wie ihre Teilnahme dazu beitragen kann, die Nachhaltigkeit und Qualität unserer Produkte zu verbessern.

Durch die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse Risiken erkennen und Chancen nutzen

Wir haben von Anfang an erkannt, dass Nachhaltigkeitsberichterstattung nicht nur eine Notwendigkeit ist, sondern auch eine Chance für uns darstellt, uns mit den relevanten Themen auseinanderzusetzen.

Natürlich beschäftigen wir uns täglich mit den konkreten wirtschaftlichen Aspekten, wie beispielsweise den Auswirkungen steigender Zinsen auf die Baukonjunktur. Doch es gibt auch viele subtilere Faktoren, die einen großen Einfluss auf unser Unternehmen haben und aus Risiken letztendlich Chancen bieten.

Ein gutes Beispiel dafür ist unser Produkt, das sich auf die Formgebung von Beton bezieht. Auch wenn wir selbst keinen Beton herstellen, sondern lediglich die Formen dafür liefern, können wir dennoch von den Entwicklungen im Betonsektor betroffen sein. Wenn beispielsweise Architekten vermehrt auf alternative Baustoffe wie Holz setzen und Beton meiden, könnte dies Auswirkungen auf unsere Kundenbasis haben.

Ein weiteres Risiko ist die Möglichkeit von gesetzlichen Änderungen oder Erlassen, die bestimmte Baustoffe einschränken oder verbieten könnten. Wenn beispielsweise Betonfassaden nicht mehr erlaubt wären, hätte die direkten Auswirkungen auf unser Geschäft. Wir sind uns dieser Risiken bewusst und sehen sie täglich in unserem Arbeitsumfeld.

Es ist wichtig zu erkennen, dass sich Branchen und Verbrauchergewohnheiten ständig ändern können. Ein gutes Beispiel dafür ist die Lebensmittelbranche, wie am Beispiel eines bekannten deutschen Fleischproduzenten zu sehen ist. Änderungen in Ernährungstrends oder gesellschaftlichen Debatten können sich unmittelbar auf das Geschäft auswirken. Es ist daher entscheidend, diese Risiken zu identifizieren und mögliche Chancen zu nutzen, wie beispielsweise die Diversifizierung des Produktportfolios – in diesem Fall um vegane oder vegetarische Fleischersatzprodukte.

Unser Ansatz besteht darin, nicht nur Risiken zu erkennen, sondern auch die damit verbundenen Chancen zu nutzen, um unser Unternehmen widerstandsfähiger und zukunftsfähiger zu machen.

Was man bei einer konsolidierten CSRD-Berichterstattung beachten sollte

Es ist herausfordernd, sich mit den verschiedenen Prozessen und Anforderungen in unseren beiden Unternehmen, Rodenberg und RECKLI, auseinanderzusetzen. Vor allem, wenn es um unterschiedliche Zielgruppen und Geschäftsbereiche geht, kann es schwierig sein, einen gemeinsamen Nenner zu finden und gleichzeitig die spezifischen Bedürfnisse jedes Unternehmens zu berücksichtigen.

Es war jedoch sehr hilfreich, dass wir die Workshops zur Doppelten Wesentlichkeit gemeinsam durchgeführt haben. Dadurch konnten wir relevante Themen identifizieren und zusammen Lösungen erarbeiten. Der Wechsel von den Workshops zum Modul zur Doppelten Wesentlichkeit Anfang April hat diesen Prozess weiter unterstützt. Das Modul bietet eine strukturierte und geführte Herangehensweise, ähnlich wie bei der Buchung eines Fluges oder der Beantwortung von Fragebögen, bei denen die Schritte vorgegeben sind und man einfach folgt.

Wie uns das Code-Gaia-Modul zur Doppelten Wesentlichkeitsanalyse unterstützt hat

Es war besonders nützlich zu sehen, wie das Modul zwischen nationalen und internationalen Auswirkungen unterscheidet und relevante Punkte identifiziert. Dadurch wurde der Prozess der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse effizienter und transparenter. Wir konnten uns auf die wichtigen Aspekte konzentrieren und wurden durch das Modul unterstützt, ohne uns um jedes Detail selbst kümmern zu müssen.

Für uns alle war es eine große Erleichterung, das Modul zu nutzen und dadurch Klarheit und Struktur in den Berichterstattungsprozess zu bringen. Letztendlich geht es darum, dass wir alle von A bis Z durch den Prozess der Doppelten Wesentlichkeit geführt werden und am Ende einen aussagekräftigen Bericht erstellen können.

Was ich anderen Unternehmen mitgebe, die jetzt vor dem Prozess der Doppelten Wesentlichkeitsanalyse stehen

Es ist wirklich wichtig, sich keine Sorgen zu machen und sich nicht von der Komplexität überwältigen zu lassen. Die Nachhaltigkeitsexpert:innen von Code Gaia haben einen großartigen Job gemacht, indem sie den Prozess schrittweise angegangen sind und intensive Workshops abgehalten haben. Sie haben die Informationen in kleine, verdauliche Happen zerlegt und sich Stück für Stück mit uns an das Thema angenähert, was wirklich hilfreich war.

Unternehmen sollten sich außerdem frühzeitig mit dem Thema auseinandersetzen und intern die richtigen Weichen stellen, um die Mitarbeitenden von Betroffenen zu Beteiligten zu machen. Wir haben bereits viel intern recherchiert und diskutiert, aber es war wichtig, diesen Prozess mit Code Gaia auch zu dokumentieren und zu strukturieren, um sicherzustellen, dass wir alle auf dem richtigen Weg sind.

Die CSRD als Chance und fortlaufenden Prozess begreifen

Für kleinere Unternehmen ist es besonders wichtig, diese Gelegenheit als Chance zu sehen, sich mit den Themen auseinanderzusetzen, die für jedes Unternehmen von Bedeutung sind. Es geht nicht nur darum, sich an EU-Vorschriften zu halten, sondern auch darum, die Stärke und Widerstandsfähigkeit des Unternehmens zu stärken. Es ist eine Gelegenheit, den Unternehmen einen Einblick zu gewähren und sie zu motivieren, sich mit den Chancen und Risiken auseinanderzusetzen, die sich aus dieser neuen Richtlinie ergeben.

Der Prozess der Berichterstattung sollte als ein Fortlaufender betrachtet werden, der im Laufe der Zeit angepasst und aktualisiert wird. Wenn wir einmal ein solides Fundament haben, wird es in den Folgejahren einfacher, den Bericht zu aktualisieren und anzupassen, auch wenn sich die EU-Richtlinien ändern sollten. Die Verwendung eines softwarebasierten Tools ermöglicht es uns dabei, flexibel auf Änderungen zu reagieren und den Prozess zu vereinfachen. Es erfordert zwar Zeit und Engagement, sich in das Thema einzuarbeiten, aber letztendlich bringt es dem Unternehmen langfristig mehr Nutzen.

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