Dieser Blogbeitrag ist Teil einer Webinarserie “Der ultimative ESRS-Fahrplan: Von Null zum finalen Bericht” und ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch den gesamten Prozess. Sehen Sie sich hier die Aufzeichnung an oder verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über den Prozess im dazugehörigen Webinar oder Blog.

Bei einer Lückenanalyse oder Gap-Analyse werden die vorhandenen Nachhaltigkeitsdaten mit den aktuellen Berichterstattungsanforderungen der relevanten Standards verglichen, die nach der Wesentlichkeitsanalyse in den Geltungsbereich fallen. Dieser Prozess kann dazu beitragen,
Diskrepanzen oder Bereiche zu identifizieren, in denen neue Daten benötigt werden.

1. Überprüfung der themenbezogenen Standards

Überprüfen Sie fortlaufend die relevanten Standards, die gemäß der Wesentlichkeitsanalyse zu Ihrem Berichtsumfang gehören. Dieser Schritt ist von entscheidender Bedeutung, um ein Verständnis für die erforderlichen Informationen zu den verschiedenen ESG-Themen zu entwickeln. Er ist besonders wichtig, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten
und sicherzustellen, dass Ihr Berichterstattungsprozess mit bewährten Verfahren übereinstimmt. Die erneute Lektüre der Standards kann oft zusätzliche Anforderungen oder Möglichkeiten zur Rationalisierung Ihres Berichterstattungsprozesses aufdecken.

Auf dem Laufenden halten

Sich über diese Standards auf dem Laufenden zu halten, erleichtert die Einrichtung von Strukturen für das Nachhaltigkeitsmanagement und unterstützt die kontinuierliche Verbesserung Ihrer Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Ein weiterer entscheidender Schritt ist die Einbindung Ihrer Stakeholder, um konkrete Kriterien bei der Bestimmung der Wesentlichkeit von IROs zu beurteilen. Abschließend sollten Sie klare Schwellenwerte festlegen und erläutern. Diese bestimmen, wann eine IRO als wesentlich anzusehen ist. Dies bietet Ihnen auch eine gute Grundlage für Ihre Gap-Analyse.

Vollständige Integration der ESRS in die Code-Gaia-Software

Praktischerweise sind alle themenbezogenen Standards, einschließlich aller Angabepflichten und zugehörigen Anwendungsanforderungen, vollständig in der Code Gaia Software integriert. Dadurch entfällt das ständige Hinund Herblättern in Papierdokumenten oder digitalen Kopien der Standards.

2. Durchführung einer Gap-Analyse (optional für erfahrene Berichterstattende)

Obwohl dieser Schritt nicht verpflichtend für die Erfüllung der Standards ist, kann eine
Gap-Analyse (auch Lückenanalyse) für Organisationen mit etablierten Nachhaltigkeitsprozessen ein wertvoller Schritt sein. Für Betriebe, die neu in die Nachhaltigkeitsberichterstattung einsteigen, ist eine Gap-Analyse meist weniger ergiebig.

Vorgehen bei einer Gap-Analyse

Beginnen Sie mit der Durchsicht der relevanten themenbezogenen Standards, um sicherzustellen, dass Sie die wichtigsten Bereiche verstehen, über die berichtet werden muss.
Bewerten Sie zudem die in Ihrem Unternehmen vorhandenen Daten, um festzustellen, welche Daten bereits verfügbar sind und welche beschafft oder aktualisiert werden müssen.
Historische Daten aus früheren Berichten wie der GRI oder dem DNK können als nützliche
Referenz dienen. Behalten Sie jedoch im Hinterkopf, dass der ESRS zusätzliche Anforderungen oder abweichende Definitionen einführen können.

Dieser Ansatz ermöglicht es, mit den vorhandenen ESG-Daten zu beginnen und sie auf das
spezifische Datenschema des ESRS abzubilden bzw. anzupassen. Die EFRAG Implementation Guidance 3 („IG 3“) kann bei der Gap-Analyse als umfassende Checkliste dienen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Datenpunkte abgedeckt sind.

Nicht für alle Unternehmen geeignet

Für neue Berichterstattende und Unternehmen, die noch keine Nachhaltigkeitsdaten erhoben
haben, ist eine Gap-Analyse möglicherweise weit weniger produktiv. In solchen Fällen könnte es effizienter sein, eine gezielte Suche auf der Grundlage dessen durchzuführen, was im Rahmen der ESRS berichtet werden soll (d. h. mit den wesentlichen IROs zu beginnen und von dort aus zu arbeiten), als von den vorhandenen Daten auszugehen und zu versuchen, herauszufinden, wo sie in das ESRS-Datenschema passen.

Frühzeitig neue Verfahren zur Datenerfassung einführen

Auch wenn keine vollständige Gap-Analyse durchgeführt wird, ist es wichtig zu prüfen, ob
neue Verfahren frühzeitig eingeführt werden müssen, um eine rechtzeitige Datenerfassung zu gewährleisten. Dies gilt beispielsweise für die Berichterstattung über Treibhausgasemissionen nach Standards wie dem GHG-Protokoll. Die ESRS verweisen auf viele solcher Methoden und Prozesse, von denen einige monatelange Arbeit erfordern könnten, um eine neue
Datenerfassung und -analyse zu etablieren.

Prüfung jedes themenbezogenen Standards innerhalb der ESRS

Welche themenspezifischen Methoden eingeführt werden müssen, lässt sich erst feststellen, wenn alle wesentlichen IROs festgelegt sind. Um zu verstehen, ob solche Methoden angenommen werden müssen, ist es notwendig, jeden themenbezogenen Standard innerhalb des ESRS zu überprüfen. Es ist wichtig, langfristige Datenerfassungs- und Analyseprozesse in Betracht zu ziehen, sobald die Wesentlichkeitsbewertung abgeschlossen ist (sofern diese Prozesse nicht bereits etabliert sind). Code Gaia unterstützt viele dieser Methoden und Prozesse entweder direkt in der Software (z. B. mit der CO₂-Bilanzierung nach GHGP) oder durch unser umfangreiches und kompetentes Partnernetzwerk.

3. Identifizierung bestehender Strategien, Maßnahmen und Ziele in Bezug auf wesentliche IROs

Der nächste Schritt besteht darin, festzustellen, ob bestehende Strategien, Maßnahmen und Ziele des Unternehmens bereits auf die wesentlichen Auswirkungen, Risiken und Chancen (IROs) eingehen, die im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse ermittelt wurden. Dieser Schritt ist wichtig, um die aktuellen Praktiken Ihres Unternehmens in die Nachhaltigkeitserklärung zu integrieren.

Interne Dokumente frühzeitig durchsehen

Beginnen Sie mit der Durchsicht interner Dokumente, wie z. B. Umweltrichtlinien, Gesundheits- und Sicherheitsprotokolle oder Richtlinien zur sozialen Verantwortung, um festzustellen, wie diese mit den wesentlichen IROs übereinstimmen. Die frühzeitige Identifizierung dieser Dokumente kann den Prozess der Erstellung der Angaben erheblich vereinfachen und die Konsistenz Ihrer Berichterstattung sicherstellen.

Andere Abteilungen mit einbeziehen

Sprechen Sie außerdem mit Abteilungen wie dem Facility-Management, der Compliance-Abteilung, der Personalabteilung und dem operativen Geschäft, da diese möglicherweise über wertvolle Daten und Erkenntnisse zum Umgang des Unternehmens mit wesentlichen
Themen verfügen. Wenn zusätzliche Klarheit erforderlich ist, sollten Sie weitere Stakeholder einbeziehen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen erfasst werden.

4. Koordinierung mit dem Finanzteam

Die finanzielle Wesentlichkeit ist ein entscheidender Aspekt der Nachhaltigkeitsberichterstattung, und viele Angabepflichten erfordern spezifische Finanzdaten. Eine enge Zusammenarbeit mit Ihrem Finanzteam ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Geldbeträge korrekt ausgewiesen werden.

Übereinstimmung der Finanzdaten überprüfen

In der Regel sind die erforderlichen Finanzdaten in den Abteilungen Finanzcontrolling oder
Buchhaltung zu finden. Es ist unerlässlich, sicherzustellen, dass diese Daten mit den in den
offiziellen Unternehmensberichten ausgewiesenen Finanzdaten übereinstimmen. Jegliche
Unstimmigkeiten könnten nicht nur die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachhaltigkeitserklärung beeinträchtigen, sondern auch dazu führen, dass die Erklärung für ungültig erklärt wird oder
umfangreiche Korrekturen erforderlich sind.

Es ist jedoch anzumerken, dass die Finanzdaten oft erst spät im Berichterstattungsprozess fertiggestellt werden (kurz vor und nach Ende des Geschäftsjahres), sodass es wichtig
ist, die Sammlung dieser Daten nicht auf den ersten Schritt Ihres Projekts zu setzen. Pflegen
Sie stattdessen eine offene Kommunikation mit dem Finanzteam, um eine rechtzeitige Integration dieser Informationen in Ihren Bericht zu gewährleisten, ohne dass es zu
Verzögerungen kommt.

5. Fazit:

Die kontinuierliche Überprüfung der themenbezogenen Standards ist ein zentraler Schritt für eine erfolgreiche und gesetzeskonforme Nachhaltigkeitsberichterstattung. Durch die fortlaufende Auseinandersetzung mit den relevanten ESG-Themen und der Einhaltung der Vorschriften stellen Unternehmen sicher, dass ihr Berichterstattungsprozess stets auf dem neuesten Stand bleibt und mit den besten Praktiken übereinstimmt. Dies bildet die Basis für eine effiziente Wesentlichkeitsanalyse, eine präzise Berichterstattung und eine fundierte Grundlage für die weitere Optimierung des Nachhaltigkeitsmanagements. Dank der vollständigen Integration der ESRS-Standards in die Code-Gaia-Software wird dieser Prozess erheblich vereinfacht und effizient gestaltet.