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Die ESRS in 5 einfachen Schritten umsetzen

ESRS | 26. Juli 2023
Lea Müller
Sustainability Specialist Code Gaia

Im Dezember 2022 hat das EU-Parlament die CSRD-Richtlinie verabschiedet, die vielen CFOs schon jetzt Kopfschmerzen bereitet. Sie soll am 1. Januar 2024 in Kraft treten und erweitert die Anforderungen der bestehenden Richtlinie über nichtfinanzielle Berichterstattung (NFRD). Somit sind Unternehmen verpflichtet, ebenfalls ihre nicht-finanziellen bzw. Umweltinformationen in einem Nachhaltigkeitsstatement nach den European Sustainability Reporting Standards offenzulegen. Ganze 15.000 Betriebe in Deutschland stehen damit neu vor der Herausforderung, einen Nachhaltigkeitsbericht zu erstellen. In diesem Blogbeitrag wollen wir Sie an die Hand nehmen und Ihnen erklären, wie Sie Ihr Unternehmen in 5 Schritten zur ESRS- und damit zur CSRD-Konformität bringen können.

💡CSRD, ESRS? 💡

Die CSRD legt die Anforderungen für die Bereitstellung von Nachhaltigkeitsinformationen, die in den Lageberichten von Unternehmen offengelegt werden, fest. Sie ist wie oben bereits erwähnt eine Erweiterung des Rechts der Finanzberichterstattung. Die CSRD definiert die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Art der offenzulegenden Informationen und bestimmt, wer diese offenlegen muss. Sie delegiert die spezifizierte Erstellung und Präsentation dieser Informationen an die ESRS (European Sustainability Reporting Standards).

Die Zeit vor Quartalsabschluss ist für CFOs und ihre Mitarbeitenden ganz besonders hektisch. Sie sind verantwortlich für die Erstellung und Prüfung der finanziellen Berichte und müssen Daten sorgfältig analysieren und zusammensammeln, um genaue und aussagekräftige Berichte fristgerecht anzufertigen.

Die CSRD und die EU-Taxonomie erhöhen nun zusätzlich den Druck, insbesondere auf mittelständische Unternehmen, nicht nur finanzielle Kennzahlen, sondern auch nicht-finanzielle Kennzahlen in den Lagebericht zu integrieren und hierfür grundlegende Prozesse und Standards festzulegen.  Dabei erfordert der finanzielle Teil des Berichtswesens und die Erwartungen der Stakeholder allein bereits einen erheblichen Arbeitsaufwand. Dementsprechend wenig Kapazität bleibt hier für die Erstellung einer ESRS-konformen Nachhaltigkeitserklärung, die obendrein spezifisches Fachwissen erfordert. 

Daher treibt viele Unternehmen um, wie sie in relativ kurzer Zeit möglichst unkompliziert und schnell einen standardkonformen Nachhaltigkeitsbericht erstellen und ihren Betrieb ESRS-ready machen können.

Wir wollen Sie mit diesem Blogartikel an die Hand nehmen und Ihnen aufzeigen, wie Sie in 5 Schritten effektiv zu Ihrem ESRS-konformen Bericht gelangen und Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen stressfrei offenlegen können.

1. Machen Sie sich mit den Berichtsstandards vertraut

Im Zuge der EU-Taxonomie und der CSRD wurden bzw. werden von der EU und den nationalen Gesetzgebern einheitliche Standards erarbeitet. Die Berichtsstandards ESRS sind in einer delegierten Verordnung (zur Ergänzung der Rechnungslegungsrichtlinie) enthalten und sind am 31. Juli 2023 in ihrer endgültigen Form veröffentlicht worden. Die Standards schreiben einem Unternehmen genau vor, was und wie es zu berichten hat, und unterliegen einer komplexen Reihe von Verfahren, die sich weitgehend um die “Wesentlichkeit” (auch bekannt als doppelte Wesentlichkeit) drehen (dazu mehr im zweiten Schritt).

Weitere verbreitete Standards zur nicht-finanziellen Berichterstattung sind unter anderem der Deutsche Nachhaltigkeitskodex (DNK), die Global Reporting Initiative (GRI), der UN Global Compact, der Carbon Net Zero Standard, die Gemeinwohl-Bilanz und viele mehr.

Standard lieber heute als morgen festlegen 📄📌

Es ist wichtig, den passenden Standard sorgfältig auszuwählen und eine doppelte Wesentlichkeitsanalyse durchzuführen sowie die Ziele festzulegen, die mit der Berichterstattung erreicht werden sollen. Die GRI ist beispielsweise ein sehr umfassender und global anerkannter Standard, während der DNK einige Leistungsindikatoren aus dem GRI übernimmt, nur auf Deutschlandebene anwendbar und etwas einfacher zu erstellen ist. 

Überlegen Sie daher sorgfältig, in welchem Stadium sich die Nachhaltigkeitserklärung derzeit befindet und welche Ziele Sie zukünftig damit verfolgen möchte. Die Auswahl eines Standards hat unmittelbare Auswirkungen auf den erforderlichen Arbeitsaufwand für ihre Erstellung. Während bei manchen Standards eine Wahlmöglichkeit besteht (DNK/GRI eher freiwillig, bzw. eventuell von Kunden/Geschäftspartnern gefordert), werden die ESRS in naher Zukunft verpflichtend sein. Es ist jedoch auch möglich, sich schrittweise heranzutasten, indem man beispielsweise mit dem GRI beginnt und später auf die ESRS umsteigt.

Generell gilt: Je früher man damit beginnt, Daten und Informationen zu sammeln und die entsprechenden Strukturen aufzubauen, desto besser und einfacher wird der Umgang mit den ESRS später sein. Prüfen Sie frühzeitig mit Ihrer internen Rechtsabteilung oder externen Rechtsberatung, ob und ab wann Sie unter die ESRS-Berichtspflicht fallen.

2. Führen Sie eine Doppelte Wesentlichkeitsanalyse durch

Der erste Schritt, nachdem man sich für einen Standard entschieden hat, besteht darin, die wichtigsten Nachhaltigkeitsaspekte mithilfe eines doppelten Wesentlichkeitsansatzes zu ermitteln (eine von Code Gaia zusammengestellte Liste aller Nachhaltigkeitsaspekte finden Sie hier.)

Bei dieser Bewertung werden sowohl die Auswirkungen Ihres Unternehmens auf die Umwelt und die Gesellschaft als auch die Auswirkungen von Umwelt- und Sozialfragen auf Ihr Unternehmen ermittelt, die die Grundlage für Ihre ESRS-Berichterstattung bilden (ESRS 1, Sektion 3.4 und 3.5).

Was ist die Doppelte Wesentlichkeitsanalyse und warum ist sie wichtig? 🏭🌍

Eine Bewertung der doppelten Wesentlichkeit beeinflusst den Umfang und die Ausführlichkeit der Informationen, die in einer Nachhaltigkeitserklärung offengelegt werden müssen. 

Die doppelte Wesentlichkeit ist die Zusammenführung von „Financial Materiality” (Auswirkungen der Umwelt auf die finanzielle Leistung eines Unternehmens) und „Impact Materiality“ (Auswirkungen des Unternehmens auf Gesellschaft und Umwelt).

Eine Information gilt für die primären Nutzer:innen der allgemeinen Finanzberichterstattung als wesentlich, wenn vernünftigerweise erwartet werden kann, dass das Weglassen, die falsche Darstellung oder die Verschleierung dieser Information die Entscheidungen beeinflussen könnte, die sie auf der Grundlage der Nachhaltigkeitserklärung des Unternehmens treffen.

Ein Nachhaltigkeitsaspekt ist aus finanzieller Sicht wesentlich, wenn er wesentliche finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen auslöst oder nach vernünftigem Ermessen erwartet werden kann.

Code Gaia unterstützt sie hier optional mit einem Full Double Materiality Paket (einschließlich impact materiality, financial materiality & stakeholder engagement) oder einer Beratung zur ESRS Impact Materiality & Stakeholder Engagement (ohne Financial Materiality).

Vereinbaren Sie an dieser Stelle gerne einen Termin mit uns, um offene Fragen zu den Beratungspaketen zu klären.

3. Vereinfachen Sie die Datensammlung innerhalb des Unternehmens

Die Anforderungen der Standards zur nicht-finanziellen Berichterstattung können für Mitarbeitende, die zuvor nicht mit diesem Thema in Berührung gekommen sind, sehr komplex sein. So kann zum Beispiel die Personalabteilung schnell an ihre Grenzen stoßen, wenn sie beispielsweise die Mitarbeitendenfluktuation für ESRS S1-6 berechnen muss, ohne dass eine genaue Formel bereitgestellt wird.

Auch das Zusammentragen der Nachhaltigkeitsdaten kann eine Mammutaufgabe sein, da die benötigten Informationen oft in diversen Tabellen und über verschiedene Abteilungen hinweg abgelegt sind.

💡 Tipp: Identifizieren Sie gemeinsame Nenner in der Datenauswertung

Insbesondere für ökologische Auswertungen bzw. Indikatoren Ihrer Nachhaltigkeitserklärung gibt es viele gemeinsame Datenbasen, die man nutzen sollte, um Synergieeffekte zu erzeugen.

Ein Beispiel hierfür ist die Finanzbuchhaltung. Zur Erhebung der ökologischen Indikatoren wird bei nahezu allen Berichtsstandards der Materialfluss durch das Unternehmen mit der vorgelagerten und nachgelagerten Lieferkette betrachtet. Mit allen Eingangs- und Ausgangsbelegen liefert sie dafür eine perfekte Datenbasis. 

Wichtig ist hierbei das Erkennen und die standardkonforme Verarbeitung der relevanten Belege. Der Tankbeleg eines Geschäftsfahrzeugs ist beispielsweise relevant für die Scope 1-Emissionen Ihres Unternehmens. Sie können neben der finanziellen Buchung auch die Literanzahl und die Kraftstoffart in einer Datenbank erfassen, um diese dann mit einem Emissionsfaktor in CO₂-Äquivalente umzurechnen. 

Eine ESRS-Software kann hier viel Stress und Zeit einsparen. Statt beispielsweise Daten in Tabellen zu sammeln, liest in der Code Gaia-Softwarelösung Künstliche Intelligenz beim Datenimport automatisch Rechnungen der Buchhaltung aus und kategorisiert sie sekundenschnell in die Umweltdaten.

4. Analysieren Sie Ihre Daten

Die größten Herausforderungen bei der Umsetzung der ESRS liegt laut einer Studie von PWC und dem IMI bei der Erfassung, Qualität, Verarbeitung und Analyse der Daten. Ganze 73 % der befragten mittelständischen Unternehmen gaben dies als Schwierigkeit an, dicht gefolgt von mangelnden zeitlichen Ressourcen.

Mit unserer Softwarelösung können Sie ohne aufwendiges Onboarding Ihre wesentlichen Daten aus bereits bestehenden Informationen und Prozessen zusammen mit unseren Expert:innen in das Code Gaia-Dashboard integrieren. Unser System ermöglicht die Erfassung und Berücksichtigung von Emissionen in den drei Scopes gemäß dem GHG-Protokoll. Zusätzlich integrieren wir Umweltkennzahlen aus anderen Standards und ersparen Ihnen die aufwendige Einarbeitung in komplexe Regelwerke. 

So nehmen wir Sie Schritt für Schritt an die Hand:

Daten importieren 💻⬅️

Unsere fortschrittliche KI-Technologie ermöglicht es, Rechnungen automatisch auszulesen, um die Erfassung von Emissionen zu automatisieren. Darüber hinaus bieten wir in naher Zukunft eine Lieferantenanbindung an, um Scope 3-Emissionen effizient zu berücksichtigen.

Die flexible Datenintegration ermöglicht es Ihrem Unternehmen, spezifische Anforderungen zu erfüllen und individuelle Datensätze zu berücksichtigen. Dadurch steigern Sie die Effizienz und Transparenz Ihrer Nachhaltigkeitsberichterstattung.

Soziale & Governance-Indikatoren erfassen 🗣️📃

Mit Code Gaia können soziale & Governance-Indikatoren dezentral im Unternehmen gesammelt werden. Smarte Fragebögen ermöglichen eine unkomplizierte Datenerfassung, ohne dass die Komplexität der Standards eine Rolle spielt. Alle relevanten Aspekte wie Deadlines, unterschiedliche Rollen im Team und E-Mail-Anfragen werden in einem Tool zentral verwaltet. Zur Unterstützung der Datenlieferant:innen stehen Textbausteine, Vorlagen und umfassende Informationen bereit, um den Prozess zu erleichtern.

Nachhaltigkeitsstrategie ableiten 🌱🧾

Sobald die Daten in die Software integriert und kategorisiert sind, können Sie Ihre ESG-Performance und CO₂-Bilanz übersichtlich aufbereitet im Code Gaia-Dashboard einsehen und auf dieser Grundlage eigenständig eine passgenaue Nachhaltigkeitsstrategie entwickeln. 

Industrie-Benchmarking durchführen 📊

Zudem können Sie Ihre Nachhaltigkeitsbemühungen direkt mit ihren Marktbegleiter:innen vergleichen. Dafür sammelt Code Gaia Daten von öffentlichen Nachhaltigkeitsberichten aus Ihrer Branche zur Referenz. So können Sie nicht nur Musterbeispiele aus Nachhaltigkeitsberichten direkt im Dashboard einsehen, sondern auch Maßnahmen auf Basis von validen Industrievergleichen ableiten.

5. Erhalten Sie Ihren ESRS-konformen Bericht

Unsere intuitive SaaS-Lösung unterstützt Sie umfassend – von der Datenerhebung bis zur Identifikation von Optimierungspotenzialen – und liefert Ihnen standardkonforme Berichte auf einen Klick. Wir garantieren, dass der von Ihnen ausgewählte Standard eingehalten wird und der Bericht innerhalb von höchstens vier Wochen fertiggestellt ist, um ihn Ihren Stakeholdern vorzulegen.

Wie genau gehen wir vor? 📍

Wir bringen die berechneten Daten an der richtigen Stelle im Report ein, brechen den komplexen Rechtstext des ESRS in Fragen herunter und geben Hinweise zur Beantwortung. 

Zudem hilft unsere Softwarelösung Ihnen dabei, die Kollaboration zwischen verschiedenen Abteilungen zur Sammlung der Daten zu koordinieren und ermöglicht Ihnen ein dezentrales Arbeiten.

In nur 4 Wochen zum ESRS- konformen Bericht 🚀

Die mit Code Gaia erstellten Berichte bieten schnelle Prüfungsmöglichkeiten für Dritte, entwickelt in Zusammenarbeit mit führenden Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Das Nachhaltigkeitsteam von Code Gaia führt zusätzlich eine Konformitätsprüfung und Gap-Analyse Ihrer Abschlussberichte durch und steht Ihnen während des gesamten Berichterstellungsprozesses zur Verfügung. 

Um Ihnen den Weg zu einem ESRS-konformen Bericht so einfach wie möglich zu machen, ist zur Verwendung unserer Reporting-Software kein Vorwissen und langes Onboarding nötig.

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